Software Notarial — SGN

Sistema de Gestión Notarial: escrituración con cierre digital, facturación electrónica, autenticaciones e informes contables para la SNR.

2008
Al servicio de las notarías desde entonces
5
Notarías funcionando hoy con SGN
7
Pasos de escrituración automatizados
100%
Sellos digitales, sin sello de caucho

Software Notarial — SGN

El Sistema de Gestión Notarial (SGN) automatiza el día a día de las notarías colombianas, reduce los errores en la escrituración y disminuye los costos y tiempos operativos.

  • Radicación, consulta de procesos y PIN de seguridad.
  • Escrituración asistida a partir de plantillas digitales (Cierre digital).
  • Liquidación - Cierre de la Escritura digitalmente.
  • Facturación electrónica y punto de pago.
  • Protocolo sellos digitales
  • Autenticaciones y trámites digitales.
  • Declaraciones extrajuicio.

Cobertura del SGN

📥

Radicación

Reparto, requisitos, adjudicación de firma y hoja de ruta.

📝

Escrituración

Con cierre 100% digital de la escritura.

🧾

Facturación electrónica

Facturación a la DIAN y punto de pago.

✍️

Autenticaciones

Reconocimiento, presentación personal, firma a ruego y confrontaciones.

📑

Actas y documentos

Declaraciones extrajuicio, edictos, actas de comparecencia, de depósito, de sucesiones y testamentos.

🔐

PIN de seguridad

PIN diario y consulta de procesos.

📇

Registro Civil

Nacimiento, matrimonio y defunción; certificados e informes a la Registraduría.

📚

Libros del notario

Relación, índice, testamentos y conciliación.

📊

Informes contables y oficiales

SNR, DIAN, UIAF, estadístico notarial, retención e IVA.

📄

+400 modelos de escrituras

Y +360 documentos auxiliares que interactúan entre sí.

📱

App de lectura digital

Lea cédulas y QR de hojas matriz desde el celular; fotos a PDF y OCR.

Trámite notarial: firma de documentos
🔏

Cierre de escrituras 100% digital

El SGN cierra la escritura de forma totalmente digital, sin trabajo manual y con control del papel de seguridad:

  • Integra directamente los datos de liquidación a la escritura.
  • Asigna y controla los N.º de las hojas matriz, controlando el papel de seguridad notarial.
  • Revisa márgenes, tamaño de letra y espacios en blanco, llenándolos con guiones.
📱

Lectura digital y control de hojas de seguridad

Desde el celular, el SGN captura la información y protege el papel notarial:

  • Lectura de cédulas que integran los datos directo a la base de datos.
  • QR de las hojas matriz integrado a la escritura: control de cada hoja para evitar fraudes y pérdidas.
  • Fotos a PDF y OCR: escanee y vincule documentos (linderos, minutas…) a la escritura.

Módulo de Escrituración

De la radicación al protocolo, el SGN guía y automatiza cada paso del proceso de escrituración — con cierre digital y control de impuestos.

1

Radicación

  • Selección de actos jurídicos
  • Verificación de requisitos
  • Adjuntar documentos digitales
  • Reparto (amanuense / jurídico)
  • Adjudicación de día y hora de firma
  • Vincular otorgantes e intermediarios
  • Impresión de hoja de Radicación
  • Envío automático al correo de los Otorgantes
2

Datos

  • Selección de plantilla
  • Digitación de otorgantes e inmuebles
  • Entradas manuales
  • Anexar actos jurídicos y documentos
  • Previsualizar la minuta
  • Despacho a revisión
3

Revisión

  • Revisión de otorgantes e inmuebles
  • Revisión de entradas manuales
  • Revisión de documentos anexos
  • Generar la minuta
4

Edición

  • Editar la minuta
  • Cambios jurídicos
  • Cambios estructurales
  • Márgenes, negrillas, etc.
  • Aviso automático a los Otorgantes del estado del Trámite
5

Liquidación

  • Asociar actos, inmuebles y otorgantes
  • Dar No. de Escritura y Fecha
  • Reparto de pagos y % entre los Otorgantes
  • Cálculo automático de retención y timbre
  • Control de topes de derechos notariales
  • Factura y certificados por otorgante
  • Facturación electrónica
  • Integración automática a La Escritura de:
    • No. de Escritura y Fecha
    • Notario que ejerce
    • Totales de facturación
    • Vinculación de actos jurídicos
    • N.º de las hojas matriz
6

Impresión

  • Impresión de la escritura
  • Toma de firmas
7

Protocolo

  • Todos los sellos son digitales, con los datos tomados de la base de datos
  • Desaparecen los sellos de caucho
  • Primeras copias y copias
  • Copias que prestan mérito ejecutivo
  • Copias auténticas y protocolizadas
  • PIN de seguridad por cada sello
  • Certificaciones
  • Notas y copias sustitutivas
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